Klauzula informacyjna RODO

dla Kontrahenta/oferenta/wykonawcy/dostawcy/klienta/partnera/najemcy/dzierżawcy

oraz reprezentantów, pełnomocników Kontrahenta

Klauzula informacyjna dotyczy przetwarzania przez DOZAMEL Sp. z o.o. w związku ze współpracą, prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia i/lub Umową¹⁾ danych osobowych dotyczących:

1. Kontrahentów (w tym potencjalnych) współpracujących z DOZAMEL w roli Oferenta/ Wykonawcy/ Dostawcy/ Klienta/ Partnera/ Najemcy/ Dzierżawcy/ Zleceniobiorcy/ Kontrahenta lub innej, będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (również jako wspólnicy spółki cywilnej) lub osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, będących stroną Postępowania o udzielenie zamówienia lub Umowy lub innej współpracy;

2. Reprezentantów (członków organów zarządzających), pełnomocników Kontrahenta, będących osobami fizycznych, niebędących stroną Postępowania lub Umowy, reprezentujących Kontrahenta, o którym mowa powyżej w pkt I. lub innego kontrahenta będącego podmiotem instytucjonalnym.

Zakres poniższych informacji odpowiada wymogom art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej „RODO”. Pełną politykę prywatności DOZAMEL Sp. z o.o. znajdzie Pani/Pan pod adresem: www.dozamel.pl/RODO.

1.    KTO JEST ADMINISTRATOREM PANI/PANA DANYCH OSOBOWYCH ?

Administratorem Państwa danych osobowych jest DOZAMEL Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Fabryczna 10, 53-609 Wrocław (dalej jako: DOZAMEL lub Spółka), nr KRS 0000085139, nr NIP: 8960001014 (zwana dalej „Spółką” lub „DOZAMEL” lub „administratorem”). Może Pani/Pan skontaktować się z nami w następujący sposób:

• listownie na adres pocztowy siedziby wymieniony powyżej; lub
• za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e‑mail: sekretariat@dozamel.pl; lub
• telefonicznie: + 48 71 35 65 701.

2.    INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych na email: iod@dozamel.pl lub listownie na adres pocztowy siedziby administratora wskazany pkt 1.

3.   W JAKIM CELU, NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ BĘDĄ PRZETWARZANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?

Administrator, w zależności od zakresu współpracy, będzie przetwarzał dane osobowe odpowiednio w następujących celach:

a) przeprowadzenia na Pani/Pana żądanie działań na etapie przed zawarciem ze Spółką Umowy w związku z nawiązywaniem współpracy, w szczególności takich jak: obsługa korespondencji/komunikacji, przedłożenie oferty, zaproszenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia i przeprowadzenia postępowania itp. – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

b) zawarcia i należytego wykonania Umowy, której jest Pani/Pan stroną, w tym jej rozliczenia i płatności, obsługi reklamacji lub skarg związanych z Umową, realizacji działań w ramach obsługi posprzedażowej – w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;

c) w przypadku osób fizycznych reprezentujących Kontrahenta, dane osobowe reprezentantów, pełnomocników będziemy przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora polegającego na weryfikacji osób uprawnionych do reprezentowania kontrahenta i zakresu ich umocowania oraz wykonywania wszelkich czynności, wynikających z zakresu umocowania;

d) wykonywania przez Spółkę obowiązków wynikających z mających zastosowanie przepisów prawa w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz na podstawie przepisów prawa, w szczególności przepisów: ustawy ordynacja podatkowa, ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i innych przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy kodeks postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych, ustawy prawo budowlane;

e) innych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO prawnie uzasadnionego interesu administratora, związanych ze współpracą lub  Postępowaniem o udzielenie zamówienia lub Umową, tj.:

1. analitycznych i raportowania wewnętrznego;
2. rozpatrywania roszczeń, obrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów;
3. ewentualnego kontaktowania się w zakresie badania satysfakcji z jakości naszych usług/wyrobów/obsługi/współpracy w celu ich doskonalenia, optymalizacji;
4. prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego oferowanych usług/towarów własnych lub partnerów oraz kontaktów handlowych w celach rozwijania współpracy i budowania długofalowych partnerskich relacji;

f) na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana odrębnie dobrowolnej zgody rozumianej zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – np. w celach: udzielenia pełnomocnictwa do reprezentowania DOZAMEL Sp. z o.o.; marketingu towarów lub usług realizowanego przez Spółkę po wygaśnięciu Umowy; otrzymywania newslettera; wykorzystania Pani/Pana wizerunku na imiennym identyfikatorze administratora. W każdym momencie przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tak udzielonej zgody bez podawania przyczyn.

4.    JAKIE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ ?

W związku z prowadzeniem Postępowania o udzielenie zamówienia, zawarciem i wykonywaniem Umowy, obsługą posprzedażową, administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych (możliwy maksymalny zakres):

1. dane identyfikujące – dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej lub udziału w spółce cywilnej, nazwa firmy prowadzonej działalności gospodarczej, nr NIP, nr REGON, imię (imiona), nazwisko, nr PESEL, nr dokumentu tożsamości;
2. dane kontaktowe – adres pocztowy siedziby/prowadzenia działalności gospodarczej/ zamieszkania/ korespondencyjny, adres e-mail, nr telefonu, nr faxu;
3. dane z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS (w celu weryfikacji podanych danych);
4. nr rachunku bankowego;
5. specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadawanymi powszechnie, nadawane osobom fizycznym w związku z pełnioną funkcją, wykonywanym zawodem – np.: numer legitymacji służbowej lub zawodowej, nr uprawnień, tytuł zawodowy, nazwa uprawnień, wykształcenie;
6. dane dotyczące zatrudnienia u kontrahenta bądź współpracy z kontrahentem lub dane zawarte w pełnomocnictwie – imię (imiona), nazwisko, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, nazwa firmy, nr PESEL, nr dokumentu tożsamości.

5.    SKĄD POSIADAMY PANI/PANA DANE OSOBOWE ?

Dane osobowe, które przetwarzamy zostały przekazane bezpośrednio przez Panią/Pana – np. dane zawarte w prowadzonej z nami korespondencji, pełnomocnictwie, ofercie, wydruku z KRS lub CEIDG, danych przekazanych do sporządzenia umowy lub wystawienia faktury (imiennego rachunku) oraz w innych przekazanych nam formularzach/dokumentach.

Pani/Pana dane osobowe możemy również otrzymywać pośrednio od naszego Kontrahenta, będącego dla Pani/Pana pracodawcą, mocodawcą (który udzielił Pani/Panu pełnomocnictwa).

6.    JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?

Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów (informacji) reguluje „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt DOZAMEL Sp. z o.o.” obowiązujący u administratora. Dane osobowe będą przechowywane w szczególności przez okres:

1. dane zawarte w ofercie, umowie i dokumentacji związanej z zawieraniem, realizacją i rozliczaniem Umowy – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejsza umowa zostanie wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np. z uwagi na obowiązki archiwizacyjne lub inne wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego;
2. zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora lub do momentu wniesienia przez Panią/Pana uzasadnionego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a następnie przez okresy przedawnienia roszczeń wskazane w przepisach obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.
3. dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody będą przetwarzane do momentu zrealizowania celu przetwarzania, na który została udzielona zgoda lub wcześniejszego wycofania udzielonej zgody, a następnie przez okresy przedawnienia roszczeń wskazane w przepisach obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.

W razie zaistnienia sporu okres przechowywania danych osobowych może zostać wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia sporu, w którym dane stanowią dowód w sprawie.

7.    KOMU PANI/PANA DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ UJAWNIANE ?

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

a) organom władzy publicznej lub podmiotom publicznym uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną (np. sądy, Policja, organy Krajowej Administracji Skarbowej, komornicy sądowi itp.);

b) podwykonawcom działającym na zlecenie Spółki, świadczącym na podstawie umowy usługi wspierające działalność Spółki, w szczególności świadczącym usługi wdrażania/rozwoju/serwisu systemów teleinformatycznych, prawnicze, doradcze, wykonawcze/serwisowe dotyczące infrastruktury, audytowe, pocztowe, kurierskie, spedycyjne, transportowe, niszczenia nośników zawierających dane osobowe;

c) bankom, w których administrator posiada rachunki bankowe lub instytucjom finansowym w zakresie dokonywanych płatności i wzajemnych rozliczeń;

d) przedsiębiorcom świadczącym usługi prawnicze oraz organom wymiaru sprawiedliwości – w razie dochodzenia roszczeń przez administratora lub obrony przed roszczeniami;

e) Radzie Nadzorczej Spółki;

f)  wspólnikom Spółki.

8.    JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PANI/PANU PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH ?

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, w zakresie swoich danych osobowych ma Pani/Pan prawa do:

a) dostępu do treści danych osobowych, w tym otrzymania ich kopii, na podstawie art. 15 RODO;

b) sprostowania nieprawidłowych danych osobowych na podstawie art. 16 RODO;

c) usunięcia danych osobowych (tzw. bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO;

d) ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;

e) wniesienia sprzeciwu podstawie art. 21 RODO w przypadkach, kiedy administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją;

f) do przenoszenia danych – zgodnie z art. 20 RODO, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) lub na podstawie umowy w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. b) oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. 

g) w zakresie w jakim przetwarzanie Pani/Pana danych odbywa się na podstawie zgody – cofnięcia udzielonych poszczególnych zgód w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania zrealizowanego do czasu wycofania zgody, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W celu skorzystania z przysługującego Państwu prawa prosimy o przesłanie na adres email: iod@dozamel.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora informacji zawierającej Pani/Pana imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz opis żądania.

9.    PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10.   CZY PODANIE PRZEZ PANIĄ/PANA DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE ?

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest niezbędne do wykonania na Pani/Pana żądanie czynności przed zawarciem Umowy lub do zawarcia Umowy lub należytego wykonania Umowy, a także do wywiązania się administratora z obowiązków wynikających z przepisów prawa. Konsekwencją odmowy podania przez Panią/Pana danych osobowych będzie brak możliwości otrzymania informacji lub przedłożenia oferty lub zawarcia lub wykonywania Umowy lub wykonania innych czynności w związku ze współpracą, do których Pani/Pana dane osobowe są niezbędne.

11.   CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY ?

Administrator nie przetwarza Pani/Pana danych osobowych w sposób zautomatyzowany, który mógłby skutkować zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym w formie tzw. profilowania.

12.   CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZEKAZYWANE POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY ?

Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), który tworzą Państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein.

¹UMOWA – należy rozumieć również jako: zamówienie, zlecenie usług, umowa spedycji/przewozu, zlecenie transportowe, porozumienie, akceptacja oferty i inne formy prawne udzielania zamówienia lub nawiązania współpracy.