Klauzula informacyjna RODO dla pracowników, współpracowników Oferenta/ Wykonawcy/ Dostawcy/ Klienta/ Partnera/ Najemcy/ Dzierżawcy/ Kontrahenta lub innych osób trzecich wskazanych do współpracy ze strony Kontrahenta, których dane osobowe Kontrahent (współpracujący z nami w roli oferenta/ wykonawcy/ dostawcy/ klienta/ partnera/najemcy/ dzierżawcy/ kontrahenta lub innej) udostępnia Spółce w związku z współpracą, tj. m.in. Postępowaniem o udzielenie zamówienia, zawieraniem/ wykonywaniem/ rozliczaniem Umowy1), reklamacjami, skargami, obsługą posprzedażową lub inną współpracą.
Zakres poniższych informacji odpowiada wymogom wynikającym z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego także ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (dalej: „RODO”). Pełną politykę prywatności DOZAMEL Sp. z o.o. znajdzie Pani/Pan pod adresem www.dozamel.pl/RODO.
1. KTO JEST ADMINISTRATOREM PANI/PANA DANYCH OSOBOWYCH?
Administratorem Państwa danych osobowych jest DOZAMEL Sp. z o.o., ul. Fabryczna 10, 53-609 Wrocław, nr KRS 0000085139, nr NIP: 8960001014, tel. 71 35 65 701, e-mail: sekretariat@dozamel.pl, www.dozamel.pl (zwana dalej „Spółką” lub „administratorem”).
2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych (IOD), z którym mona kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania Pani/Pana danych osobowych na email: iod@dozamel.pl lub listownie na adres pocztowy wskazany w pkt. 1.
3. SKĄD ADMINISTRATOR POSIADA PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Otrzymaliśmy Pani/Pana dane osobowe od naszego Kontrahenta – podmiotu będącego dla Pani/Pana pracodawcą (podmiotem zatrudniającym bez względu na formę prawną zatrudnienia) lub firmą/osobą, z którą Pani/Pan współpracuje w oparciu o inny stosunek prawny, a który wskazał Panią/Pana w związku z zawarciem/wykonywaniem Umowy ze Spółką (w tym także jako podwykonawca) lub w związku z udziałem Kontrahenta w procesie postępowania o udzielenie zamówienia (zbierania ofert, w przetargu lub w innym trybie) i wyłonienia najkorzystniejszej oferty lub w związku z wykonywaniem innych zobowiązań wynikających ze współpracy.
4. JAKIE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ ?
W zależności od rodzaju i zakresu współpracy, administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych (możliwy maksymalny zakres):
a) dane identyfikujące – imię (imiona), nazwisko;
b) dane dotyczące zatrudnienia u kontrahenta bądź współpracy z kontrahentem – stanowisko służbowe lub pełniona funkcja, miejsce pracy;
c) dane kontaktowe – adres pocztowy siedziby/prowadzenia działalności gospodarczej/korespondencyjny, adres e-mail, nr służbowego telefonu, nr faxu;
d) dane dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej lub udziału w spółce cywilnej – nazwa firmy prowadzonej działalności gospodarczej, nr NIP, nr REGON, imię (imiona), nazwisko, nr PESEL, nr dokumentu tożsamości;
e) dane zawarte w dokumentach lub oświadczeniach np. potwierdzających wykonywany zawód, kwalifikacje, uprawnienia, tytuł zawodowy, doświadczenie zawodowe, aktualne szkolenia wymagane prawem itp.;
f) dane zawarte w referencjach lub innych dokumentach przekazanych w związku z postępowaniem o udzielnie zamówienia lub w związku z zawarciem/wykonywaniem/rozliczaniem Umowy;
g) dodatkowe dane zawarte w ewentualnych upoważnieniach, pełnomocnictwach – nr PESEL, seria/nr dokumentu tożsamości;
h) inne dane przekazane przez kontrahenta.
5. W JAKIM CELU I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ BĘDĄ PRZETWARZANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
W zależności od rodzaju i zakresu współpracy, Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane odpowiednio w następujących celach:
a) weryfikacji oświadczeń, zaświadczeń i innych dokumentów Pani/Pana dotyczących na etapie postępowania o udzielenie zamówienia lub w związku z zawieraniem/wykonywaniem Umowy (której Pani/Pan nie jest stroną), np. potwierdzania Pani/Pana kwalifikacji/ uprawnień/ doświadczenia zawodowego; prowadzenia z Pani/Pana udziałem korespondencji, komunikacji, negocjacji i wykonania wszelkich innych czynności, do których zostali Państwo wskazani przez Kontrahenta na danym etapie – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO uzasadnionego prawnie interesu administratora;
b) należytego wykonania Umowy zawartej pomiędzy Spółką a Kontrahentem (której Pani/Pan nie jest stroną) na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO uzasadnionego prawnie interesu administratora polegającego na wykonywaniu czynności, do których Państwo zostali wyznaczeni przez Kontrahenta, np. do kontaktów i prowadzenia
korespondencji, współdziałania/ nadzorowania/ koordynowania wykonania Umowy, dokonywania odbiorów, rozliczania Umowy, obsługi reklamacji lub skarg;
c) wypełnienia przez administratora obowiązków wynikających z przepisów prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z danym przepisem prawa (chodzi tutaj o przetwarzanie danych osobowych zawartych np. w fakturach, protokołach, dokumentacji rachunkowej, księgowej i podatkowej oraz w systemach informatycznych po to, aby spełnić obowiązki nałożone z mocy przepisów prawa – w szczególności mówimy tu o wypełnianiu obowiązków wynikających m.in. z ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), prawa budowlanego);
d) weryfikacji/przeprowadzenia/udokumentowania szkoleń z zakresu BHP/ bezpieczeństwa pożarowego/ ochrony środowiska/ bezpieczeństwa informacji (danych osobowych)/ zasad zachowania poufności/ innych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO uzasadnionego prawnie interesu administratora polegającego na weryfikacji przestrzegania przepisów prawa przez Kontrahenta, zapewnieniu zapoznania Pani/Pana z zagrożeniami BHP/Pożarowymi występującymi podczas realizacji Umowy na obszarze Spółki oraz wymaganiami wdrożonego w Spółce Zintegrowanego Systemu Zarządzania;
e) innych, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, związanych z Postępowaniem lub Umową, gdzie prawnie uzasadnionymi interesami są:
i. zapewnienie możliwości prowadzenia wewnętrznych analiz i raportowania;
ii. zapewnienie możliwości prowadzenia komunikacji lub korespondencji w zakresie rozpatrywania roszczeń, obrony przed roszczeniami, dochodzenia roszczeń, a także w celach realizacji pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów;
iii. zapewnienie możliwości ewentualnego kontaktowania się w zakresie badania satysfakcji z jakości naszych usług/wyrobów lub współpracy w celu ich doskonalenia, optymalizacji;
iv. prowadzenia działań w postaci marketingu bezpośredniego oferowanych usług/towarów własnych lub partnerów oraz kontaktów handlowych w celach rozwijania współpracy i budowania długofalowych partnerskich relacji;
f) w innych celach na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana odrębnie dobrowolnej zgody rozumianej zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO – np.: wydania pełnomocnictw do reprezentowania DOZAMEL Sp. z o.o.; marketingu towarów lub usług realizowanego przez Spółkę po wygaśnięciu Umowy; otrzymywania newslettera; wykorzystania Pani/Pana wizerunku na imiennym identyfikatorze administratora. W każdym momencie przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zgody bez podawania przyczyn.
6. JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów (informacji) reguluje „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt DOZAMEL Sp. z o.o.” obowiązujący u administratora.
Dane osobowe będą przechowywane w szczególności:
a) dane zawarte w ofercie, umowie i dokumentacji związanej z zawieraniem, realizacją i rozliczaniem Umowy – przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejsza umowa zostanie wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania np. z uwagi na obowiązki archiwizacyjne lub inne wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego;
b) w zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora lub do momentu wniesienia Państwa uzasadnionego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a następnie przez okresy przedawnienia roszczeń wskazane w przepisach obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego;
c) dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody będą przetwarzane do czasu zrealizowania celu przetwarzania, na który została udzielona zgoda lub wcześniejszego wycofania udzielonej zgody.
W razie zaistnienia sporu między Kontrahentem a Spółką lub Panią/Panem a administratorem, okres przechowywania danych osobowych może zostać wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia sporu, w którym dane stanowią dowód w sprawie.
7. KOMU PANI/PANA DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ UJAWNIANE ?
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
a) organom władzy publicznej lub podmiotom publicznym uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną (np. sądy, Policja, organy Krajowej Administracji Skarbowej itp.);
b) podwykonawcom działającym na zlecenie Spółki, świadczącym na podstawie umowy usługi wspierające działalność administratora, w szczególności świadczącym usługi serwisu lub rozwoju systemów teleinformatycznych, prawnicze, doradcze, wykonawcze/serwisowe dotyczące infrastruktury, audytowe, pocztowe, kurierskie, spedycyjne, transportowe, niszczenia nośników zawierających dane osobowe;
c) przedsiębiorcom świadczącym usługi prawnicze oraz organom wymiaru sprawiedliwości – w razie dochodzenia roszczeń przez administratora lub obrony przed roszczeniami;
d) Radzie Nadzorczej Spółki;
e) wspólnikom Spółki.
8. JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PANI/PANU PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH ?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych, w zakresie swoich danych osobowych ma Pani/Pan prawa do:
a) dostępu do treści danych osobowych, w tym otrzymania kopii, na podstawie art. 15 RODO;
b) sprostowania nieprawidłowych danych osobowych na podstawie art. 16 RODO;
c) usunięcia danych osobowych (tzw. bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO;
d) ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;
e) wniesienia sprzeciwu podstawie art. 21 RODO w przypadkach, kiedy administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją;
f) do przenoszenia danych – zgodnie z art. 20 RODO, jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie zgody w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) lub na podstawie umowy w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. b) oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
g) w zakresie w jakim przetwarzanie Pani/Pana danych odbywa się na podstawie zgody – cofnięcia udzielonych poszczególnych zgód w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania zrealizowanego do czasu wycofania zgody, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W celu skorzystania z przysługującego Państwu prawa prosimy o przesłanie na adres email: iod@dozamel.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora informacji zawierającej Pani/Pana imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz opis żądania.
9. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. CZY PODANIE PRZEZ PANIĄ/PANA DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE ?
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do zapewnienia możliwości udziału Kontrahenta w Postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do zawarcia/wykonywania Umowy pomiędzy Kontrahentem a Spółką lub do wywiązania się administratora z obowiązków wynikających z przepisów prawa. Konsekwencją niepodania przez Panią/Pana danych osobowych może być brak możliwości zawarcia ww. Umowy lub należytego jej wykonania.
11. CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY ?
Administrator nie przetwarza Pani/Pana danych osobowych w sposób zautomatyzowany, który mógłby skutkować zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym w formie tzw. profilowania.
12. CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZEKAZYWANE POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY ?
Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), który tworzą Państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein.
