Zgodnie z wymogami art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”), niniejszym DOZAMEL Sp. z o.o. informuje:
1. KTO JEST ADMINISTRATOREM PANI/PANA DANYCH OSOBOWYCH ?
Informujemy, że DOZAMEL Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (53-609) przy ul. Fabryczna 10, nr KRS 0000085139, nr NIP: 8960001014 (dalej: „DOZAMEL”) jest administratorem danych osobowych dotyczących:
- osób fizycznych, w tym będącymi przedsiębiorcami, będących stroną postępowania o udzielenie zamówienia lub stroną umowy z DOZAMEL lub stroną współpracy o innym charakterze;
- osób fizycznych reprezentujących Kontrahenta (podmiot biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub będący stroną umowy lub współpracy o innym charakterze), w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia lub zawarciem i wykonaniem umowy;
- osób fizycznych wskazanych przez Kontrahenta do wykonania czynności na etapie przed zawarciem umowy, wykonania i rozliczenia umowy, kontaktu, współpracy itp.
Z DOZAMEL można skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej na email sekretariat@dozamel.pl lub listownie przesyłając korespondencję na adres pocztowy siedziby wymieniony powyżej.
2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
DOZAMEL wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD), z którym można kontaktować na email iod@dozamel.pl lub listownie kierując korespondencję na adres pocztowy siedziby DOZAMEL wskazany w pkt. 1.
3. SKĄD ADMINISTRATOR POSIADA PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Pani/Pana dane osobowe zostały udostępnione DOZAMEL przez Kontrahenta (Najemcę, Dzierżawcę) – podmiot będący drugą stroną postępowania o udzielenie zamówienia lub stroną Umowy z DOZAMEL lub stroną współpracy o innym charakterze.
4. JAKIE KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ ?
- W przypadku osób fizycznych, w tym będącymi przedsiębiorcami, będących stroną postępowania o udzielenie zamówienia lub umowy z DOZAMEL, osób fizycznych reprezentujących podmiot będący stroną postępowania o udzielenie zamówienia lub umowy z DOZAMEL, zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię (imiona), nazwisko, numer NIP, REGON lub PESEL, nazwę firmy, zajmowane stanowisko służbowe (pełniona funkcja) i miejsce pracy, dane kontaktowe, dane zawarte w przedłożonym pełnomocnictwie oraz inne dane przekazane DOZAMEL przez drugą stronę lub bezpośrednio przez daną osobę.
- W przypadku osób wskazanych przez Kontrahenta do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wykonania i rozliczenia umowy, współpracy, kontaktu itp., zakres przetwarzanych danych może obejmować: imię (imiona), nazwisko, nazwę firmy, zajmowane stanowisko służbowe (pełniona funkcja) i miejsce pracy, dane kontaktowe oraz inne dane przekazane DOZAMEL przez kontrahenta lub bezpośrednio przez osobę, której dane dotyczą.
5. W JAKIM CELU, NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ BĘDĄ PRZETWARZANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez DOZAMEL w celach:
- wywiązania się z obowiązków nałożonych na DOZAMEL przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności przez przepisy podatkowe, rachunkowe, archiwizacyjne i inne mające zastosowanie przepisy prawa [podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z właściwym przepisem prawa];
- w przypadku gdy jest Pani/Pan drugą stroną postępowania o udzielenie zamówienia lub stroną umowy, w tym jako przedsiębiorca, DOZAMEL przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celach przeprowadzenia na Pani/Pana żądanie działań na etapie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, przed zawarciem z DOZAMEL umowy, zawarcia umowy, wykonania umowy i jej rozliczenia, obsługi płatności, reklamacji lub skarg, innych działań związanych z zawarciem i wykonaniem umowy [podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO];
- w przypadku gdy jest Pani/Pan osobą fizyczną reprezentującą Kontrahenta lub osobą wskazaną przez Kontrahenta do wykonania umowy, prowadzenia współpracy, kontaktu itp., DOZAMEL przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celach realizacji prawnie uzasadnionych interesów DOZAMEL jako administratora, którymi są m.in.: nawiązanie współpracy, wykonanie działań w związku z postępowaniem o udzielnie zamówienia, należytym zawarciem umowy lub wykonaniem zawartej umowy, w tym współpracy w zakresie obsługi reklamacji, skarg, obsługi posprzedażowej [podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO];
- innych do realizacji prawnie uzasadnionych interesów DOZAMEL lub jako administratora, którymi są m.in.: i) ustalenie, dochodzenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami, a także prowadzenie pozasądowego rozstrzygania sporów; ii) kontaktowanie się w sprawach badania satysfakcji z jakości usług/wyrobów/obsługi/ współpracy w celu ich doskonalenia, optymalizacji; iii) wykonywanie analiz, raportowania, audytów, kontroli [podstawa prawna przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO];
- innych, na które Pani/Pan wyrazi dobrowolnie zgodę rozumianą zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – np. zgody na badanie przez DOZAMEL sytuacji finansowej jako podmiotu będącego stroną postępowania o udzielenie zamówienia lub stroną umowy, w tym poprzez weryfikację w BIK, ZBK lub innych rejestrach umożliwiających określenie zdolności finansowej; zgody na marketing towarów lub usług realizowany przez DOZAMEL po wygaśnięciu umowy; zgody na otrzymywanie newslettera. W każdym momencie przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tak udzielonej zgody bez podawania przyczyn.
6. KOMU PANI/PANA DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ UJAWNIANE ?
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
- podwykonawcom, świadczącym na zlecenie administratora usługi związane z zawieraniem lub wykonywaniem umowy zawartej z reprezentowanym przez Panią/Pana podmiotem, w szczególności podwykonawcom świadczącym usługi prawnicze, doradcze, wdrażania/rozwoju/serwisu systemów teleinformatycznych, rozwoju/serwisowe infrastruktury, audytowe, pocztowe, kurierskie, spedycyjne, transportowe, niszczenia nośników zawierających dane osobowe;
- Radzie Nadzorczej administratora;
- wspólnikom administratora;
- przedsiębiorcom świadczącym usługi prawnicze oraz organom wymiaru sprawiedliwości – w razie dochodzenia roszczeń przez administratora lub obrony przed roszczeniami;
- organom władzy publicznej lub podmiotom publicznym uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa, gdy wystąpią z żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną (np. sądy, Policja, organy Krajowej Administracji Skarbowej).
7. JAK DŁUGO BĘDĄ PRZECHOWYWANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do wykonania zawartej umowy. Po tym okresie dane osobowe będą przechowywane zgodnie z wymogami obowiązującej w DOZAMEL Instrukcji Kancelaryjnej i Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, tj. m.in.:
- umowy najmu lub dzierżawy (wraz z aneksami, porozumieniami) będą przechowywane przez okres 10 lat od wygaśnięcia umowy;
- dokumenty finansowe będą przechowywane przez okres 5 lat liczony od początku roku kalendarzowego następującego po roku obrotowym, w którym zakończono wykonanie umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami rachunkowości;
- w zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora lub do momentu wniesienia przez Panią/Pana uzasadnionego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w szczególności dla dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń dane będą przechowywane przez okres upływu przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów obowiązującego prawa;
- dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody będą przetwarzane do momentu zrealizowania celu przetwarzania, na który została udzielona zgoda lub wcześniejszego wycofania udzielonej zgody, a następnie mogą być przechowywane przez okres upływu przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów obowiązującego prawa.
W razie zaistnienia sporu pomiędzy DOZAMEL a kontrahentem, okres przechowywania Pani/Pana danych osobowych może zostać wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia sporu, w którym te dane stanowią dowód w sprawie.
8. JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PANI/PANU PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH ?
Przysługują Pani/Panu następujące prawa w zakresie swoich danych osobowych, które można zrealizować poprzez kontakt z inspektorem ochrony danych wyznaczonym w DOZAMEL (dane kontaktowe powyżej):
- prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, w tym otrzymania ich kopii, na podstawie art. 15 RODO;
- prawo do sprostowania niekompletnych lub niepoprawnych nieprawidłowych danych osobowych na podstawie art. 16 RODO;
- prawo do usunięcia danych osobowych (tzw. bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO;
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;
- wniesienia sprzeciwu podstawie art. 21 RODO w przypadkach, kiedy administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją;
- prawo do przenoszenia danych na podstawie art. 20 RODO – w przypadku, gdy jest Pani/Pan drugą stroną umowy z DOZAMEL (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO) lub na podstawie Pani/Pana zgody (art. 6 ust. 1 lit. a), art. 9 ust. 2 lit. a) RODO) oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.
9. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez DOZAMEL Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. CZY PODANIE PRZEZ PANIĄ/PANA DANYCH JEST OBOWIĄZKOWE ?
Podanie danych osobowych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia lub umową jest dobrowolne, jednak ich podania uniemożliwi złożenie oferty lub zawarcie umowy lub jej wykonanie i rozliczenie.
Podanie danych osobowych przetwarzanych w oparciu o udzieloną zgodę jest dobrowolne.
11. CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY ?
DOZAMEL nie przetwarza Pani/Pana danych osobowych w sposób zautomatyzowany, który mógłby skutkować zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym w formie tzw. profilowania, w rozumieniu RODO.
DOKUMENTY DO POBRANIA: