Klauzula informacyjna RODO w związku z umową cywilnoprawną

dla osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami, współpracujących z DOZAMEL na podstawie umowy cywiloprawnej – zlecenia, o dzieło, agencyjnej i o świadczenie usług, kontraktu menedżerskiego (tzw. współpracowników)

Z poniższego tekstu dowiesz się m.in. dla jakich celów i jak długo DOZAMEL (pracodawca) przetwarza lub będzie przetwarzał Twoje dane osobowe, jakie kategorie podmiotów mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych, a także z jakich praw możesz skorzystać w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Zakres przekazywanych informacji odpowiada wymogom art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanego także ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (dalej: „RODO”).

ADMINISTRATOR, INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

1. Administratorem danych osobowych jest DOZAMEL Sp. z o.o., ul. Fabryczna 10, 53-609 Wrocław, tel. 71 35 65 701, e‑mail: sekretariat@dozamel.pl.

2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym w sprawach przetwarzania danych osobowych możesz się kontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres email: iod@dozamel.pl lub listownie kierując korespondencję na adres pocztowy wskazany w pkt. 1.

W JAKIM CELU i NA JAKIEJ PODSTAWIE BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ TWOJE DANE OSOBOWE ?

3. Cel przetwarzania danych to powód, dla którego przetwarzamy dane osobowe. Twoje dane osobowe będziemy je przetwarzać w następujących celach:

1. przeprowadzenia naboru zgodnie z ogłoszeniem, na które zgłaszasz się jako kandydat, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgodę wyrażoną przez działanie polegające na złożeniu lub wysłaniu do administratora zgłoszenia aplikacyjnego w odpowiedzi na ogłoszenie o naborze. Jeżeli w dokumentach rekrutacyjnych zawarłaś/eś swoje dane osobowe szczególnej kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO konieczna będzie Twoja wyraźna pisemna zgoda na ich przetwarzanie. W przypadku niezamieszczenia oświadczenia zgody – dokument zawierający takie dane zostanie usunięty ze zgłoszenia aplikacyjnego i zniszczony;
2. naborów prowadzonych w przyszłości w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgodę wyrażoną przez zamieszczenie Twojego oświadczenia w składanym zgłoszeniu aplikacyjnym (CV) o następującej treści: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez DOZAMEL Sp. z o.o. moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w kolejnych naborach przez okres najbliższych 6 miesięcy po zakończeniu bieżącej rekrutacji.”;
3. zawarcia umowy cywilnoprawnej, wykonywania oraz rozliczania umowy i zapłaty wynagrodzenia z tytułu umowy, kontaktowania się w sprawach związanych z realizacją zadań na podstawie zawartej umowy, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
4. realizacji obowiązków BHP pracodawcy, w zakresie w jakim mają zastosowane wobec osób zatrudnionych na podstawie danego rodzaju umowy cywilnoprawnej w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO oraz na podstawie przepisów prawa, w szczególności: ustawy Kodeks pracy i Rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy;
5. wykonywania przez administratora obowiązków wynikających z przepisów obowiązującego prawa w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c), art. 9 ust. 2 lit. b) RODO oraz na podstawie przepisów prawa, w szczególności: ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
6. wykonywania przez administratora obowiązków w zakresie przepisów podatkowych, księgowo-rachunkowych, potrąceń z wynagrodzenia i innych w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO oraz na podstawie przepisów prawa, w szczególności: ustawy ordynacja podatkowa, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i innych przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, Kodeksu postępowania cywilnego, ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ustawy o komornikach sądowych;
7. realizowanych w ramach tzw. prawnie uzasadnionego interesu administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, gdzie prawnie uzasadniony interes polega na zapewnieniu:
   1. ciągłości działania administratora polegającego na ochronie swoich interesów gospodarczych w zakresie zapewnienia możliwości dalszej niezakłóconej realizacji zadań po ustaniu współpracy z Tobą – przez okres niezbędny do przejęcia twych obowiązków przez inną osobę, lecz nie dłużej niż przez 6 miesięcy po zakończeniu współpracy;
   2. możliwości dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami w związku z umową;
8. innych, na które wyraziłeś dobrowolną zgodę w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a), art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, która w szczególności może dotyczyć: wykorzystania Twojego wizerunku przez administratora na identyfikatorze, w komunikacji wewnętrznej lub zewnętrznej, materiałach marketingowych, w serwisie intranet, gazetce zakładowej, Twojego prywatnego numeru telefonu lub adresu email do wzajemnej komunikacji itp.

KOMU TWOJE DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ UJAWNIANE ?

4. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

1. organy władzy publicznej, instytucje lub podmioty publiczne uprawnione do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa, w szczególności: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, Krajowa Administracja Skarbowa, komornicy sądowi, Państwowa Inspekcja Pracy, Państwowa Inspekcja Sanitarna, organy ścigania, sądy i inne organy państwowe;
2. nasi klienci (zleceniodawcy) lub podwykonawcy (firmy lub osoby), z którym usług administrator korzysta w celu wsparcia administratora w zakresie prowadzenia działalności biznesowej, w szczególności: teleinformatycznych – dostarczanie lub utrzymanie systemów teleinformatycznych, hosting; prawnych lub doradczych; obsługi BHP/ppoż.; ochrony osób i mienia; monitoringu wizyjnego, marketingowych, doradztwa personalnego, audytów, spedycyjnych, transportowych, pomocniczych, niszczenia i utylizacji nośników zawierających dane osobowe i innych;
3. operatorzy świadczący usługi przewozu – pocztowe, kurierskie lub inni przewoźnicy;
4. banki, w których administrator posiada rachunki bankowe lub inne instytucje, w zakresie dokonywanych płatności i wzajemnych rozliczeń;
5. inne podmioty na podstawie odrębnych Twoich zgód;
6. przedsiębiorcy świadczący usługi prawnicze oraz organy wymiaru sprawiedliwości – w razie ustalania, dochodzenia roszczeń przez administratora lub obrony przed roszczeniami.

JAKIE PRZYSŁUGUJĄ CI PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH ?

5. W związku z przetwarzaniem Twoich danych, zgodnie z RODO masz prawo:

1. dostępu do Twoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
2. sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych, jeśli uznasz, że są niezgodne z rzeczywistością;
3. ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych;
4. usunięcia Twoich danych osobowych (tzw. „bycia zapomnianym”);
5. do przenoszenia danych – zgodnie z art. 20 RODO, jeżeli przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie zgody w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) lub na podstawie umowy w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. b) oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych;
7. cofnięcia udzielonych poszczególnych zgód na podstawie art. 6 ust. 1 lit a), art. 9 ust. 2 lit. a) RODO w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, realizowanego do czasu wycofania zgody, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

6. W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez administratora Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

JAK DŁUGO BĘDZIEMY PRZETWARZAĆ TWOJE DANE OSOBOWE ?

7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

1. do zakończenia rekrutacji lub gdy wyrazisz na to zgodę – przez okres do 6 miesięcy po zakończeniu naboru dla potrzeb przyszłych rekrutacji;
2. stosunku prawnego łączącego Cię i administratora, a po zakończeniu tego stosunku – do czasu ustania obowiązków spoczywających na administratorze, a wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności rachunkowo-podatkowych oraz z zakresu zabezpieczeń społecznych:
   1. okres przechowywania wynikający z art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wynosi:
      • 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego świadczenia usług u administratora;
      • 10 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego świadczenia usług u administratora, jeśli ubezpieczony został zgłoszony u płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r. lub został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
   2. okres przechowywania danych wynikający z przepisów podatkowych wynosi 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 o.p. w zw. z art. 70 § 1 o.p.);
   3. okres przechowywania danych wynikający z przepisów ustawy o rachunkowości wynosi 5 lat od początku roku, następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dokumenty (art. 74 ustawy o rachunkowości);
   4. w zakresie realizacji obowiązków BHP pracodawcy okres wynikający z przepisów prawa pracy wynosi 10 lat od zakończenia współpracy;
      Szczegółowe okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów określa „Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt DOZAMEL Sp. z o.o.” (JRWA) obowiązujący u administratora.
3. w zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionego interesu administratora lub do momentu wniesienia Twojego uzasadnionego sprzeciwu;
4. w zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie Twojej zgody – przez okres realizacji celu przetwarzania, na który została wyrażona zgoda lub do momentu cofnięcia zgody.

W razie zaistnienia sporu między Tobą a administratorem, okres przechowywania danych osobowych będzie wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia sporu.

CZY PODANIE DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE ?

8. Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia umowy lub wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do zawarcia lub wykonywania lub rozliczania umowy, a konsekwencją odmowy ich podania będzie brak możliwości zawarcia umowy pomiędzy Tobą a administratorem lub kontynuowania umowy. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

INFORMACJA O ZAUTOMATYZOWANYM PODEJMOWANIU DECYZJI, W TYM O PROFILOWANIU

9. Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, tj. w taki, który mógłby skutkować zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji w oparciu o te dane, w tym decyzji opartych na profilowaniu danych.

INFORMACJA O PRZEKAZYWANIU DANYCH OSOBOWYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY

10. Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), który tworzą Państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein.

Akty prawne przywoływane w treści klauzuli:
1) art. 94 pkt 4, art. 234–236, 23715 § 1, art. 304 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.);
2) § 39a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (t.j. Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650);
3) art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.);
4) art. 36, 41, 46 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.);
5) art. 74, 85 ust. 1, art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 53 ze zm.);
6) art. 8b, 8c ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177 ze zm.);
7) art. 32 § 1, 70 § 1, art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 900 ze zm.);
8) art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387);
9) art. 7 i 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865);
10) art. 10, 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.);
11) ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460 ze zm.);
12) ustawa z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych (Dz.U. z 2018 r. poz. 771);
13) ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1438 ze zm.);
14) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964. r – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz.1145).