Klauzula informacyjna RODO dla nadawców i adresatów korespondencji
Zakres poniższych informacji odpowiada wymogom art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej zwane „RODO”.
1. KTO JEST ADMINISTRATOREM PANI/PANA DANYCH OSOBOWYCH ?
Administratorem danych osobowych jest DOZAMEL Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Fabryczna 10, 53-609 Wrocław, nr KRS 0000085139, nr NIP: 8960001014, tel. 71 35 65 701, e‑mail: sekretariat@dozamel.pl (dalej: „Spółka” lub „administrator”).
2. INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może Pani/Pan kontaktować się na email: iod@dozamel.pl lub listownie na adres pocztowy wskazany w pkt. 1.
3. W JAKIM CELU I NA JAKIEJ PODSTAWIE PRAWNEJ BĘDĄ PRZETWARZANE PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Dane osobowe o nadawcach lub adresatach korespondencji (pism, zgłoszeń, skarg, reklamacji i innych, w tym e-mail) lub zawarte w jej treści będą przetwarzane w celach związanych z obsługą korespondencji prowadzonej działalności Spółki, tj.:
a) umożliwienia kontaktu ze Spółką i obsługi korespondencji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, prawnie uzasadnionionego interesu administratora polegającego na umożliwieniu obsługi kontaktu ze Spółką, przyjmowania korespondencji i zapewnienie jej prawidłowego obiegu w Spółce w celu rozpatrzenia sprawy i udzielenia odpowiedzi;
b) obsługi zapytań, wniosków, postępowań o udzielenie zamówienia i kontaktów biznesowych zmierzających do zawarcia Umowy (zamówienia, zlecenia usług, innych form współpracy); dokumentowania ustaleń dokonywanych z potencjalnymi kontrahentami lub kontrahentami (nabywcami/oferentami/wykonawcami/dostawcami) lub reprezentantami kontrahenta oraz innymi osobami, a także do udzielenia zamówienia (zawarcia Umowy), w tym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, obsługi reklamacji lub skarg – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – niezbędność do zawarcia lub wykonania Umowy, której Pani/Pan jest stroną;
c) w sytuacji gdy nie jest Pani/Pan stroną Postępowania/Umowy, lecz przedstawicielem, pełnomocnikiem Kontrahenta lub innego podmiotu (niebędącego osobą fizyczną) będącego stroną Postępowania/Umowy, Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w celu realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora oraz Pani/Pana mocodawcy (pracodawcy, zleceniodawcy) polegającego na wykonywaniu wszelkich czynności, do których Państwo zostaliście umocowani w związku z Postępowaniem lub Umową lub zajmowanym stanowiskiem/pełnioną funkcją;
d) archiwalnym, dowodowym dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub obrony przed roszczeniami oraz dochodzenia ewentualnych roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na zapewnieniu realizacji takiej możliwości obrony lub dochodzenia roszczeń zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Kodeksem cywilnym;
e) kontaktowania się w zakresie realizacji badań oceny satysfakcji kontrahenta – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na możliwości uzyskania Państwa oceny naszych wyrobów lub usług w celu ich doskonalenia, optymalizacji działalności Spółki;
f) realizacji marketingu bezpośredniego towarów i usług własnych lub partnerów Spółki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na zapewnieniu możliwości rozszerzania współpracy biznesowej i budowania długofalowych partnerskich relacji;
g) przesłania odpowiedzi na otrzymaną korespondencję (zapytanie) nadawcy informacji dotyczących marki administratora, jego produktów lub usług – wysłanie zapytania będzie oznaczało zgodę nadawcy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO na przeslanie przez administratora informacji handlowych, w tym na podany przez nadawcę adres e-mail w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi (art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną). Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie, bez podawania przyczyny, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem;
h) w sytuacji gdy korespondencja zawiera danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna na ich przetwarzanie będzie dobrowolna i świadomie wyrażona pisemna zgoda nadawcy korespondencji na przetwarzanie tych danych zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a) RODO. Jeżeli nadawca korespondencji nie zawarł w swojej korespondencji wyraźnej takiej zgody, poprosimy o odrębne udzielenie pisemnej zgody, gdyż jest to warunek konieczny do zgodnego z RODO przetwarzania przez nas danych szczególnych kategorii danych osobowych. Wyrażoną zgodę można cofnąć w każdym momencie, bez podawania przyczyny, lecz bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem.
4. JAK DŁUGO BĘDZIEMY PRZECHOWYWAĆ PANI/PANA DANE OSOBOWE ?
Korespondencję z zawartymi w niej danymi osobowymi przetwarzanymi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO będziemy przechować przez okres niezbędny do należytej realizacji celów przetwarzania, zależny od kategorii archiwalnej sprawy, której dotyczy korespondencja, zgodnie z obowiązującym u administratora „Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt DOZAMEL Sp. z o.o.”.
W zakresie danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – będziemy je przechowywać przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionego prawnie interesu administratora lub do momentu wniesienia Państwa uzasadnionego sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, a następnie przez okresy przedawnienia roszczeń wskazane w przepisach obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.
Dane osobowe przetwarzane na podstawie udzielonej zgody [art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO] będziemy przetwarzać do momentu cofnięcia zgody, a następnie przez okresy przedawnienia roszczeń wskazane w przepisach obowiązującego prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.
W razie zaistnienia sporu między Panią/Panem a administratorem, okres przechowywania danych osobowych będzie wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia sporu.
5. KOMU PANI/PANA DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ UJAWNIANE ?
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:
a) organom władzy publicznej lub podmiotom publicznym uprawnionym do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa (np. sądy, Policja, organy Krajowej Administracji Skarbowej, komornicy sądowi itp.);
b) podwykonawcom działającym na zlecenie Spółki, z którymi administrator zawarł umowę na świadczenie usług wspierających działalność administratora, w szczególności usług teleinformatycznych (w tym: serwis systemu informatycznego ERP – IT.integro Sp. z o.o., ul. Ząbkowicka 12, 60-166 Poznań), prawnicze, doradcze, audytowe, pocztowe, kurierskie, spedycyjne, transportowe, niszczenia nośników zawierających dane osobowe;
c) przedsiębiorcom świadczącym usługi prawnicze oraz organom wymiaru sprawiedliwości – w razie dochodzenia roszczeń przez administratora lub obrony przed roszczeniami;
d) Radzie Nadzorczej Spółki;
e) wspólnikom Spółki.
6. JAKIE PRZYSŁUGUJĄ PANI/PANU PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH OSOBOWYCH ?
W związku z przetwarzaniem danych osobowych, w zakresie swoich danych osobowych mają Państwo prawa do:
a) dostępu do treści danych osobowych, w tym otrzymania ich kopii, na podstawie art. 15 RODO;
b) sprostowania nieprawidłowych danych osobowych na podstawie art. 16 RODO;
c) usunięcia danych osobowych (tzw. bycia zapomnianym) na podstawie art. 17 RODO;
d) ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych w art. 18 RODO;
e) sprzeciwu – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją – wobec przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO wskazanych w pkt 3 – na podstawie art. 21 RODO;
f) do przenoszenia danych – zgodnie z art. 20 RODO, jeżeli przetwarzanie Twoich danych odbywa się na podstawie zgody w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) lub na podstawie umowy w myśl RODO art. 6 ust. 1 lit. b) oraz przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;
g) w zakresie w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody – cofnięcia udzielonych poszczególnych zgód w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania zrealizowanego do czasu wycofania zgody, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
W celu skorzystania z przysługującego Państwu prawa prosimy o przesłanie na adres email: iod@dozamel.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora informacji zawierającej Pani/Pana imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz opis żądania.
7. PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO
W przypadkach uznania, iż przetwarzanie przez administratora Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
8. CZY PODANIE PRZEZ PAŃSTWA DANYCH OSOBOWYCH JEST OBOWIĄZKOWE ?
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa ich podania lub ich niekompletność danych uniemożliwi obsługę przesłanej korespondencji i może skutkować pozostawieniem sprawy bez rozpoznania/udzielenia odpowiedzi.
9. CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY ?
Administrator nie przetwarza Państwa danych osobowych w sposób zautomatyzowany, który mógłby skutkować zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym w formie tzw. profilowania.
10. CZY PANI/PANA DANE OSOBOWE SĄ PRZEKAZYWANE POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY (EOG) ?
Państwa dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), który tworzą Państwa Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein.
_________________
Pełna informacja o przetwarzaniu danych osobowych przez DOZAMEL Sp. z o.o. jest dostępna pod adresem www.dozamel.pl/RODO po wybraniu odpowiedniej kategorii osób.
